Politika zasebnosti

Različica 3.3 za systeme.io · 16. oktober 2026

1. Upravljavec in področje uporabe

Upravljavec osebnih podatkov je Izobraževanje in svetovanje Jernej Picelj s.p., Cankarjeva ulica 9, 8000 Novo mesto, matična številka 8481458000, davčna številka 58141391. Za vprašanja o zasebnosti in uveljavljanje pravic pišite na info@zalife.eu ali na navedeni poslovni naslov. Telefon: +386 51 424 526.

To obvestilo opisuje nove strani in postopke ZaLife na platformi systeme.io. Med prenosom spletno mesto www.zalife.eu še deluje na platformi Webflow z drugačnim tokom kontaktnih obrazcev. Skupno prehodno obvestilo za obe okolji je objavljeno v politiki zasebnosti na www.zalife.eu.

Ta politika opisuje obdelavo podatkov na spletnem mestu ZaLife, pri uporabi njegovega kontaktnega obrazca ter pri neposredni komunikaciji z ZaLife, prijavi na naše e-novice, pripravi ponudb in sodelovanju v naših programih. Pri posameznem obrazcu, programu ali prodajni platformi lahko prejmete dodatne informacije za konkretno obdelavo. Za samostojno obdelavo zunanjega ponudnika velja tudi njegovo obvestilo o zasebnosti.

Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in drugimi veljavnimi predpisi. Obisk strani, oddaja povpraševanja ali sprejem pogojev uporabe sami po sebi ne pomenijo privolitve v promocijska sporočila, nenujno sledenje ali objavo vaše podobe.

2. Katere podatke obdelujemo in od kod jih pridobimo

Ob obisku spletnega mesta se lahko obdelujejo naslov IP, datum in čas dostopa, obiskana stran, tehnični podatki o brskalniku in napravi ter podatki, potrebni za delovanje in varnost spletišča. Nalaganje slik, pisav in drugih sredstev spletne platforme lahko ponudnikom tehničnih storitev posreduje tehnične podatke, potrebne za dostavo teh sredstev.

Ob povpraševanju obdelujemo podatke, ki jih vnesete v obrazec ali nam jih sporočite po e-pošti oziroma telefonu: ime, elektronski naslov, vsebino sporočila in podatek o programu oziroma področju, kadar ga posredujete. Če nam jih sporočite, obdelujemo tudi priimek, telefonsko številko in druge podatke, potrebne za odgovor. Pri prijavi na e-novice obdelujemo kontaktne podatke in podatke o prijavi oziroma odjavi.

Podatki iz kontaktnega obrazca na tem spletnem mestu se neposredno shranijo v kontaktno evidenco (CRM) platforme systeme.io, kjer obravnavamo povpraševanje in spremljamo dogovorjeno sodelovanje. Ob ponovni oddaji se lahko podatki v obstoječem kontaktnem zapisu posodobijo. Ob oddaji se povpraševanje posreduje tudi v naš poslovni e-poštni predal info@zalife.eu zaradi obvestila in obravnave. Sporočila, poslana neposredno na ta naslov, obravnavamo v istem predalu. Uporaba CRM ali oddaja povpraševanja sami po sebi ne pomenita prijave na e-novice ali privolitve v promocijska sporočila.

Pri naročilu in izvajanju programa obdelujemo podatke o kupcu, naročilu, plačilu, računu in komunikaciji, ki so potrebni za dogovorjeno sodelovanje. Glede na program so potrebni tudi podatki o udeležencu, staršu ali zakonitem zastopniku, terminih, prisotnosti ter dogovorjenih ciljih in poteku sodelovanja. Pri digitalnih vsebinah se v uporabljeni platformi obdelujejo podatki za uporabniški račun, dostop in uporabo kupljenega programa.

Pri rezervaciji posveta obdelujemo vaše ime, e-poštni naslov, izbrani termin, podatke o rezervaciji in kratek odgovor na pripravljalno vprašanje. Telefonsko številko obdelujemo, če jo navedete v neobveznem polju. Rezervacijo vodimo v systeme.io, podatke za dogovorjeni termin prenesemo v povezani Google Koledar, za spletno srečanje pa ustvarimo povezavo Zoom. Potrditveno e-poštno sporočilo lahko vsebuje tudi vaš odgovor na pripravljalno vprašanje. Vanj zato ne vpisujte zdravstvenih podatkov, diagnoz, imen otrok ali drugih občutljivih podrobnosti.

Podatke praviloma pridobimo neposredno od vas. Pri programu za mladoletnika jih lahko posreduje starš ali zakoniti zastopnik; pri programu, ki ga naroči šola ali druga organizacija, tudi naročnik v obsegu, potrebnem za dogovorjeno izvedbo. Del tehničnih podatkov se pridobi samodejno ob obisku ali uporabi platforme. Podatke o izvedbi plačila zagotovi uporabljeni ponudnik plačilnih storitev.

3. Nameni in pravne podlage

Povpraševanja in ponudbe
Podatke uporabimo, da odgovorimo na vaše vprašanje in pripravimo zahtevano ponudbo. Pri ukrepih pred sklenitvijo pogodbe, ki jih zahtevate zase, je podlaga člen 6(1)(b) GDPR. Pri splošni poslovni komunikaciji in komunikaciji s kontaktno osebo šole ali druge organizacije je podlaga naš zakoniti interes za odgovor in poslovno sodelovanje, člen 6(1)(f) GDPR.

Evidenco kontaktov in povpraševanj v systeme.io uporabljamo za isti namen obravnave ter spremljanja dogovorjenega sodelovanja. Neposreden zajem v CRM ne ustvarja nove pravne podlage za trženje. Pri nadaljnji komunikaciji upoštevamo namen, zaradi katerega ste nam podatke posredovali, in posebej vašo morebitno prijavo na promocijska sporočila.

Izvedba programov in digitalni dostop
Podatke uporabimo za naročilo, organizacijo in izvedbo dogovorjenega programa, omogočanje dostopa, obvestila o terminih ter obravnavo vprašanj, povezanih z naročilom. Za podatke posameznika, ki je pogodbena stranka, je podlaga izvajanje pogodbe, člen 6(1)(b) GDPR. Če kupec in udeleženec nista ista oseba, se podlaga za podatke udeleženca določi glede na konkretno sodelovanje in sporoči ob prijavi; pogodba s tretjo osebo sama po sebi ni podlaga za vsako obdelavo udeleženčevih podatkov.

Podatke rezervacije uporabljamo za organizacijo in izvedbo dogovorjenega posveta, pošiljanje potrditve ter opomnikov in preverjanje, ali je posvet vključen v kupljeni paket. Pri kupcu je podlaga izvajanje pogodbe, člen 6(1)(b) GDPR. Če se o terminu dogovarjamo z drugo kontaktno osebo, je podlaga zakoniti interes za organizacijo dogovorjene storitve, člen 6(1)(f) GDPR. Rezervacija in potrebna sporočila o terminu ne pomenijo prijave na e-novice.

Računi, zakonske obveznosti in zahtevki
Podatke, potrebne za izdajo in hrambo računov ter izpolnjevanje davčnih in drugih zakonskih obveznosti, obdelujemo na podlagi člena 6(1)(c) GDPR. Za uveljavljanje in obrambo pravnih zahtevkov ter potrebno poslovno dokumentacijo je podlaga tudi zakoniti interes, člen 6(1)(f) GDPR.

Delovanje in varnost spletnega mesta
Nujne tehnične podatke obdelujemo zaradi delovanja spletnega mesta, obravnave napak in preprečevanja zlorab. Podlaga je zakoniti interes za varno in zanesljivo delovanje, člen 6(1)(f) GDPR. Dovoljenost piškotkov in podobnih tehnologij se presoja posebej po ZEKom-2; zakoniti interes sam po sebi ne nadomesti zahtevane privolitve za dostop do podatkov na vaši napravi.

Podatke, ki jih posredujete ob zahtevi za brezplačno e-knjigo, uporabimo za omogočanje zahtevanega dostopa, člen 6(1)(b) GDPR. Za prejem e-novic je na obrazcu ločena, neobvezna prijava na podlagi privolitve, člen 6(1)(a) GDPR. Dostop do e-knjige ni pogojen s prijavo na e-novice.

E-novice in ponudbe
Na podlagi vaše ločene privolitve vam pošiljamo ZaLife e-novice, uporabne vsebine in ponudbe, člen 6(1)(a) GDPR. Privolitev lahko kadar koli umaknete z odjavo v sporočilu ali z obvestilom na info@zalife.eu. Umik ne vpliva na zakonitost obdelave pred umikom.

Kjer so izpolnjeni pogoji 226. člena ZEKom-2, lahko obstoječemu kupcu pošiljamo ponudbe za svoje podobne izdelke ali storitve, če je bila ob pridobitvi naslova in v vsakem sporočilu omogočena jasna, preprosta in brezplačna zavrnitev. Oddaja povpraševanja ali prenos brezplačnega gradiva sama po sebi ne pomeni privolitve za poljubne prihodnje promocije. Odjava od promocijskih sporočil ne prepreči obvestil, potrebnih za izvedbo že sklenjene pogodbe.

Analitika, oglaševanje in objave
Za nenujno spletno analitiko in oglaševalsko sledenje je podlaga privolitev, člen 6(1)(a) GDPR, ob upoštevanju pravil ZEKom-2. Fotografije, posnetki in izjave za promocijske objave se obdelujejo na podlagi ločene privolitve oziroma druge vnaprej pojasnjene zakonite podlage. Udeležba na programu ali sprejem pogojev ne pomenita samodejnega dovoljenja za promocijsko objavo.

4. Kdo lahko prejme podatke

Podatki so lahko dostopni osebam, ki pri ZaLife obravnavajo povpraševanja, izvajajo program ali opravljajo administrativna opravila, v obsegu, potrebnem za njihovo nalogo. Glede na konkretno storitev jih lahko prejmejo tudi ponudnik spletne in kontaktne platforme, ponudnik e-poštnega predala in pošiljanja sporočil, ponudniki prodajne ali učne platforme, rezervacij ali spletnih srečanj, ponudniki plačilnih storitev, banke in izvajalci računovodskih storitev. Pri izvedbi programa lahko potrebne podatke prejmejo izvajalci in naročnik programa v dogovorjenem obsegu. Pristojnim organom ali drugim upravičenim osebam jih razkrijemo, kadar to zahteva zakon ali je potrebno za pravne zahtevke.

Predstavitveno spletno mesto in njegov kontaktni obrazec delujeta na platformi systeme.io, ki jo zagotavlja ITACWT Limited, 2 Cruise Park Rise, Tyrrelstown, Dublin 15, Irska. Platformo uporabljamo za gostovanje spletnega mesta ter neposreden zajem in obravnavo kontaktov in povpraševanj. Glede na konkretni program se uporablja tudi za pošiljanje dogovorjenih sporočil, naročila ali digitalni dostop. Informacije ponudnika o zasebnosti so v politiki zasebnosti systeme.io.

Povpraševanja in odgovore obravnavamo v poslovnem e-poštnem predalu info@zalife.eu. Za usklajevanje rezerviranih posvetov uporabljamo Google Koledar, za spletno izvedbo pa Zoom. Pri teh ponudnikih se obdelujejo podatki o terminu in udeležencu ter tehnični podatki, potrebni za delovanje storitve. Pri uporabi Zooma se obdelujeta tudi zvok in slika, če ju udeleženec vključi. Informacije ponudnikov so v Googlovem pravilniku o zasebnosti in Zoomovi izjavi o zasebnosti.

Ponudnik lahko glede na konkretno storitev obdeluje podatke po navodilih ZaLife ali za del svojih storitev v lastno določenih namenih. Pravna vloga in obseg se presojata za dejansko uporabljeno storitev. Politika zunanjega ponudnika ne nadomesti obveznosti ZaLife za obdelave, za katere je odgovoren ZaLife.

Kontaktni obrazec na tem spletnem mestu podatke zajema neposredno v systeme.io. Za ločene obstoječe obrazce in prodajne postopke upoštevajte informacije, podane ob posameznem postopku. Če je postopek del ponudbe ZaLife, ostaja ZaLife odgovoren za svoje obdelave.

5. Lokacije obdelave in morebitni prenosi izven Evropskega gospodarskega prostora

Systeme.io v svoji javni politiki zasebnosti navaja gostovanje in hrambo podatkov na strežnikih Amazon Web Services na Irskem. To je informacija ponudnika o njegovi infrastrukturi; ne pomeni, da podatki vseh drugih storitev, ki jih uporabljamo, ostajajo izključno znotraj Evropskega gospodarskega prostora. Pojasnila ponudnika so v politiki zasebnosti systeme.io.

Pri uporabi Google Koledarja in Zooma lahko pride do obdelave tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora, vključno z ZDA. Ponudnika v svojih javnih dokumentih opisujeta mehanizme za takšne prenose, med drugim okvir EU–ZDA za varstvo podatkov in standardna pogodbena določila. Njihova uporaba je odvisna od konkretne storitve, prejemnika in prenosa. Pojasnila so v Googlovih okvirih za prenos podatkov in Zoomovi izjavi o zasebnosti. Za informacije o prenosih vaših podatkov nam pišite na info@zalife.eu.

Za informacije o obdelavi vaših podatkov, konkretnih prejemnikih, lokacijah obdelave in podlagi morebitnega prenosa lahko pišete na info@zalife.eu. Če prenos temelji na ustreznih zaščitnih ukrepih, lahko zahtevate tudi informacije o njih in o načinu pridobitve njihove kopije. Sprejem te politike ali oddaja povpraševanja sama po sebi ne pomenita privolitve v prenos podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora.

6. Hramba

Podatke hranimo glede na namen obdelave in veljavne obveznosti. Merila za določitev obdobja so:

• Povpraševanja in komunikacija: do zaključka obravnave vprašanja oziroma priprave ponudbe. Če pride do sodelovanja, potrebni podatki postanejo del dokumentacije tega sodelovanja. Nadaljnja hramba je omejena na podatke, potrebne zaradi zakonske obveznosti ali konkretnih pravnih zahtevkov.
• Pogodbe in programi: v času izvajanja dogovorjenega programa oziroma dostopa ter po zaključku samo v obsegu, potrebnem zaradi zakonske hrambe ali uveljavljanja in obrambe zahtevkov, ob upoštevanju ustreznih zastaralnih rokov.
• Računi in davčne listine: za obdobje, ki ga za posamezno listino zahtevajo davčni in računovodski predpisi. Za račune, za katere velja desetletna zakonska hramba, se upošteva ta rok.
• E-novice: dokler velja privolitev oziroma druga dovoljena podlaga. Po odjavi se lahko ohrani najmanjši potrebni zapis odjave, da vam sporočil ne pošiljamo ponovno, ter dokazilo o prejšnji pravni podlagi za čas, potreben za dokazovanje skladnosti ali obrambo zahtevkov.
• Tehnični podatki in piškotki: glede na namen uporabljene funkcije, nastavitve orodja in trajanje posameznega piškotka. Hramba zaradi varnostnega incidenta se omeji na potrebno dokumentacijo njegove obravnave.
• Fotografije, posnetki in izjave: za namen in obdobje, pojasnjeno ob pridobitvi, oziroma do veljavnega umika privolitve, kadar obdelava temelji nanjo. Umik ne vpliva na zakonitost prejšnje obdelave.

Podatke za rezervacijo in pripravo posveta hranimo do zaključka njegove organizacije in izvedbe. Po tem ohranimo samo podatke, potrebne zaradi zakonske obveznosti ali uveljavljanja in obrambe konkretnih pravnih zahtevkov, po merilih za pogodbe in programe iz tega oddelka.

Po prenehanju namena in pravne podlage se podatki izbrišejo ali anonimizirajo. Pravica do izbrisa ne pomeni, da se smejo izbrisati tudi podatki, ki jih moramo še hraniti zaradi zakona; takšna izjema velja samo za potrebne podatke in zahtevano obdobje.

7. Katere podatke morate zagotoviti

Pri obrazcu so zahtevani podatki označeni. Potrebujemo podatke, ki omogočajo odgovor oziroma izvedbo zahtevanega postopka. Če jih ne zagotovite, odgovora ali naročila morda ne moremo izvesti. Za splošno vprašanje nam lahko pišete tudi neposredno na info@zalife.eu.

Privolitev za promocijska sporočila, nenujno sledenje ali promocijsko objavo ni pogoj za odgovor na povpraševanje. Pri naročilu so nujni podatki za pogodbo, dostop, plačilo in račun pojasnjeni v konkretnem postopku.

8. Otroci, mladoletni udeleženci in občutljivi podatki

Pri programih za mlade se potrebne informacije o obdelavi posredujejo udeležencu in, kadar je potrebno, njegovemu staršu ali zakonitemu zastopniku. Če program naroči šola, se v konkretnem sodelovanju opredeli, katere podatke prejme ZaLife, v kakšni vlogi nastopa in kdo obvesti udeležence oziroma starše.

Če gre za storitev informacijske družbe, ki se ponuja neposredno otroku ali za katero se lahko verjetno domneva, da jo bodo uporabljali otroci, obdelava pa temelji na privolitvi, je pri otroku, mlajšem od 15 let, potrebna privolitev ali odobritev upravičene osebe v skladu z 8. členom ZVOP-2. Ta meja se ne uporablja samodejno za vse pogodbe, fotografije ali druge obdelave podatkov otrok.

V splošni kontaktni obrazec ne vpisujte diagnoz, podrobnih zdravstvenih podatkov ali drugih posebej občutljivih podatkov o sebi ali drugih osebah. Za obdelavo posebnih vrst podatkov, kadar je za konkretno sodelovanje potrebna, mora obstajati tudi ustrezna podlaga iz 9. člena GDPR; sama pogodba ali zakoniti interes zanjo ne zadostujeta. Informacije za takšno obdelavo se zagotovijo posebej.

9. Piškotki in podobne tehnologije

Predstavitveno spletno mesto ZaLife na platformi systeme.io uporablja tehnične funkcije za prikaz in delovanje strani ter obrazca. Na tem predstavitvenem spletnem mestu ZaLife ne uporablja Google Analytics ali oglaševalskega sledenja Meta Pixel. Povezava do družbenega omrežja je zunanja povezava; sama po sebi ni dovoljenje za nenujno sledenje na naši strani. Za posamezne ločene prodajne ali prijavne postopke se informacije preverijo ob konkretnem postopku.

Na ločenih prijavnih in prodajnih straneh Meta Pixel za merjenje obiskov in oglaševanje vključimo šele po vaši izbiri »Dovoli Meta sledenje«. Po dovoljenju naša koda pošlje dogodek obiska strani (PageView). Izbiro na tej domeni lokalno shranimo za 180 dni; kadar koli jo lahko spremenite z gumbom »Piškotki«. Ta izbira upravlja Meta Pixel, ne pa tehnično potrebnega delovanja platforme, obrazcev in plačil. Pri uporabi Pixla je prejemnik podatkov tudi Meta Platforms Ireland Limited; njegove informacije so v Metinem pravilniku o zasebnosti.

Pri sporočilih, poslanih prek systeme.io, platforma beleži tudi odpiranje sporočil in klike povezav. To beleženje je prisotno tudi pri avtomatski dostavi zahtevane brezplačne e-knjige. Ločena izbira za Meta Pixel ne upravlja merjenja v emailih. Dostava zahtevane e-knjige brez označene prijave na novičnik ne pomeni prijave na e-novice ali samodejne privolitve v drugo sledenje. Za informacije o tej obdelavi nam pišite na info@zalife.eu.

Brez privolitve so dopustne samo izjeme iz 225. člena ZEKom-2, zlasti tehnologije, nujno potrebne za storitev, ki jo izrecno zahtevate, in prenos sporočila. Za nenujno analitiko, oglaševanje in drugo sledenje je potrebna predhodna, informirana privolitev. Zakoniti interes sam po sebi ne nadomesti potrebne privolitve za dostop do podatkov na vaši napravi.

Če se na spletnem mestu uvedejo nenujne tehnologije, se informacije posodobijo, njihova uporaba pa se omogoči šele po ustrezni izbiri uporabnika. Obvestilo mora pojasniti dejanske ponudnike, namene in trajanje ter omogočiti zavrnitev in poznejšo spremembo izbire. Nastavitve in brisanje piškotkov lahko uredite tudi v brskalniku; brisanje samo po sebi ne nadomesti preklica, zabeleženega pri ponudniku. Zavrnitev nenujnih tehnologij ni zavrnitev te politike zasebnosti. Za vprašanja o uporabljenih tehnologijah nam pišite na info@zalife.eu.

10. Vaše pravice

Pod pogoji GDPR imate pravico do dostopa do svojih podatkov, popravka, izbrisa, omejitve obdelave ter prenosljivosti, kadar obdelava poteka avtomatizirano in temelji na privolitvi ali pogodbi. Lahko ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitega interesa. Neposrednemu trženju lahko ugovarjate kadar koli; za ta namen se obdelava po ugovoru ustavi. Privolitev lahko kadar koli umaknete brez vpliva na zakonitost obdelave pred umikom.

Zahtevo pošljite na info@zalife.eu ali na poslovni naslov ZaLife. Če je potrebno za zaščito vaših podatkov, lahko zahtevamo razumno dodatno informacijo za potrditev identitete. Zahtevo obravnavamo brez nepotrebnega odlašanja in v rokih iz GDPR, praviloma v enem mesecu. Ob zakonsko dovoljenem podaljšanju vas o razlogih obvestimo v prvem mesecu. Če zahtevi ne moremo ugoditi, pojasnimo razloge in razpoložljiva pravna sredstva.

Pritožbo lahko vložite neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, spletna stran Informacijskega pooblaščenca. Predhodna pritožba ZaLife ni pogoj za pritožbo pri nadzornem organu.

11. Zunanje povezave in spremembe

Povezava do družbenega omrežja, prodajne platforme ali drugega spletnega mesta vas lahko odpelje v okolje drugega ponudnika. Pred posredovanjem podatkov preverite informacije ob konkretnem postopku. Ta politika ne odpravlja obveznosti ZaLife za obdelave, ki jih izvaja ali določa sam.

Ob spremembi postopkov ali predpisov politiko posodobimo in navedemo datum ter različico. Sprememba besedila sama po sebi ne ustvarja nove pravne podlage za podatke, ki so bili že zbrani. Za vprašanja smo dosegljivi na info@zalife.eu.